Klarheit statt Hoster-Umzug: Was fünf Warum-Fragen gebracht haben

Servus miteinander,

wir haben ein neues Kundenprojekt erfolgreich umgesetzt. In diesem Beitrag gebe ich euch eine Übersicht, wie wir vorgegangen sind – und warum am Ende kein Umzug nötig war.

Was war die Ausgangssituation?

Die Ausgangssituation war diese: Der Kunde war bei einem Hoster und hat da seine Domain und seine E-Mails gehostet. Er hat sich bei dem Hoster etwas gefangen gefühlt – im Fachjargon oft Provider Lock oder Vendor Lock-in –, weil er keine Transparenz darüber hatte, wie der Hoster funktioniert beziehungsweise welche Möglichkeiten er hatte.

Er musste auch regelmäßig eine Agentur dazu befragen beziehungsweise kontaktieren, um Änderungen durchzuführen. Und der Kunde hat sich einfach eine größere Freiheit gewünscht, was Domain-Hosting und E-Mail-Hosting angeht.

Was ist die Fünf-Warum-Methode?

In diesem Blogpost möchte ich auf ein Prinzip hinweisen, das sich die Fünf-Warum-Methode nennt. Und zwar ist das oftmals auch in unserer IT-Welt wichtig: zu hinterfragen, wie Menschen denken, wie Kunden denken und warum Kunden sich gewisse Themen zum Ziel gesetzt haben.

So war es auch bei diesem Kunden, wo wir schlussendlich zwar nach einiger Zeit, allerdings doch erfolgreich die Fünf-Warum-Methode umsetzen konnten. Und zwar hinterfragt man in der Regel das aktuelle Problem mit fünf Warum-Fragen – also warum das Problem besteht oder warum es vorhanden ist – und arbeitet sich mit weiteren Warum-Fragen bis auf den Kern herunter.

Hoster-Vergleich: Was kam raus?

Bei diesem Kunden haben wir auf seinen Wunsch hin einen Hoster-Vergleich gemacht. Und zwar haben wir verglichen, ein Postfach über zehn Gigabyte plus die Domain mit relativ wenig Geldaufwand im Monat irgendwo anders zu hosten. Der Kunde hatte allerdings auch das Thema, dass seine Webseite bei einem zweiten Hoster gehostet wird.

Die Vergleichszahlen beziehungsweise das Resultat vom Hoster-Vergleich war in der Regel, dass die Anbieter einigermaßen im gleichen Feld arbeiten. Wir haben bereits einen Blogpost dazu gemacht zum Hoster-Vergleich und zu wichtigen Kriterien, auf die ihr achten solltet – gibt’s hier.

Das Resultat vom Hoster-Vergleich war: Am attraktivsten ist es in der Regel, bei einem Hoster die Webseite, die E-Mails und die Domain zu haben. Allerdings verdienen Hoster in verschiedenen Punkten natürlich auch Geld – zum Beispiel beim Domain-Hosting oder bei Edge Cases wie bei unserem Kunden, dass das Postfach über zehn Gigabyte groß ist.

Warum ist das Postfach schon über zehn Gigabyte voll?

Nun, aufgrund dessen haben wir uns natürlich auch gefragt, warum denn eigentlich ein Postfach schon über zehn Gigabyte voll ist. Das hat zum einen einen historischen Grund, den wir im Nachgang nochmal rausgefunden haben – und zum anderen das Thema der E-Mail-Archivierung.

Deswegen auch hier nochmal der Hinweis: Diese Fünf-Warum-Methode ist eine ganz besondere. Denn jetzt sind wir schon von dem Punkt „Hey, ich möchte den Hoster wechseln“ zu „Okay, eigentlich habe ich ein leichtes Chaos in meinem E-Mail-Postfach“ gekommen.

Warum nur zehn Gigabyte – und wer hat das Limit angehoben?

Nun dann haben wir natürlich auch gefragt: Warum ist jetzt das Postfach nur zehn Gigabyte groß, oder warum kann es zehn Gigabyte groß sein? Und dann haben wir mit kurzer Absprache mit dem Kunden herausgefunden, dass das Postfach bereits früher in der Vergangenheit von vier Gigabyte auf zehn Gigabyte gehoben wurde. Daraufhin ist natürlich auch der Kontakt mit der Agentur entstanden, um das Ganze zu managen.

Was haben wir anfangs übersehen?

So eine Sache, die wir zugegebenermaßen anfangs etwas übersehen haben, waren die Zugangsdaten des Hosters, die wir vom Kunden bekommen haben – die by the way über andere Kommunikationskanäle gelaufen sind. Wir haben mit dem Kunden oftmals über WhatsApp beispielsweise kommuniziert, und dann war da mal eine E-Mail, die wir tatsächlich überlesen haben. In dieser E-Mail waren auch die Zugangsdaten für den Hoster.

Und entsprechend dessen haben wir uns zur Aufgabe gemacht, den Hoster anzuschauen: was er für Leistungen mit sich bringt, was er kostet und ob er auch entsprechende Limits hat.

Nach kurzer Durchsicht haben wir dann auch schon die Domain entdeckt und die entsprechenden Leistungen – und siehe da, das Postfach war auf zehn Gigabyte. Zu dem Zeitpunkt war mir ziemlich klar, dass der Kunde eigentlich keinen Umzug benötigt, weil er genau das hat wie bei anderen Hostern auch:

• Er kann die eigenen DNS-Einstellungen ändern, wenn er möchte.
• Er kann die Postfächer selber erzeugen und löschen.
• Er kann Weiterleitungen einbauen und Ähnliches.

Freitag: Aufklärung statt Umzug

Die Reaktion von uns war dann eine ganz einfache: den Kunden an einem Freitag anzurufen und ihm mitzuteilen, dass wir gute Nachrichten haben – in Form von: Wir müssen nichts tun, sondern einfach mal nur Aufklärungsarbeit tätigen. Wir haben den Kunden dann auf die entsprechenden Leistungen hingewiesen, worauf natürlich die Frage kam: Wie kommt es denn jetzt auf die zehn Gigabyte?

Was die Limits wirklich bedeuten

Zum einen haben wir durch ein bisschen Rumprobieren festgestellt, dass der Hoster keine Postfächer über zehn Gigabyte unterstützt – also maximal zehn Gigabyte. Allerdings beliebig viele Postfächer, bis insgesamt 33 Gigabyte Speicher gefüllt sind.

Und zum zweiten haben wir dann mal hinterfragt, warum denn eigentlich das aktuelle Postfach so groß ist und warum es zehn Gigabyte hat. Auch hier wieder dasselbe Thema: Wir haben genauer hingeschaut und festgestellt, dass das Postfach zu 95 Prozent voll war, dass der Kunde bereits regelmäßig E-Mails löschen musste und dass er aufgrund der E-Mail-Archivierung eigentlich gar nicht genau wusste, wie er mit den alten E-Mails umzugehen hat.

PST-Datei: alte Mails raus, Postfach wieder Luft

Das Programm, das er gewählt hat, war unter anderem Outlook. Daraufhin haben wir ihm diese PST-Datei erzeugt, um die historischen E-Mails aus dem Postfach herauszuziehen und sie beispielsweise jahresmäßig abzuspeichern. Wichtiger Hinweis: Diese PST-Datei muss wirklich gebackupt werden. Weil wenn sie verloren geht, sind die E-Mails aus dem Postfach herausgeholt – und damit auch verloren.

Fazit

Um diesen Blogpost einmal zusammenzufassen: Es gibt natürlich einige Learnings, die wir als Team beziehungsweise auch der Kunde daraus erhalten hat. Zum einen waren wir ganz froh, dass wir ab einem gewissen Zeitpunkt dem Kunden mitteilen konnten, dass gar kein Umzug notwendig ist – aber das auch nur aufgrund der Fünf-Warum-Methode, weil wir einfach hinterfragt haben, warum die Welt beim Kunden anders dreht, als wir es in der Regel gewohnt sind. Und siehe da: Am Ende vom Tag war es einfach eine Aufklärungsarbeit, um das Postfach zu verkleinern und damit auch den Umzug nicht notwendig zu machen.

Ausblick

Ein Punkt für die Zukunft, den wir uns aufschreiben und den wir auch in nächster Zeit nachverfolgen werden, ist die Verarbeitung von E-Mails. Ihr kennt das Thema sicherlich: 130 ungelesene E-Mails am Montagmorgen – wie kann ich die verarbeiten, eventuell noch automatisiert oder sogar mit KI? Bleibt auf jeden Fall bei dem Blogpost dabei, tragt euch gerne in unseren Newsletter ein oder schaut auch gerne mal bei uns auf der YouTube-Seite vorbei. Da kommen immer wieder Videos, mal auch wie zum Beispiel zu diesem Thema.

In diesem Sinn!
Cheers,
euer Matze